Участь у виставці – справа клопітка. При цьому далеко не кожна компанія здатна піти на часом чималі витрати, пов’язані з організацією та участю. На жаль, найчастіше це пов’язано з небажанням ускладнювати собі життя – адже куди простіше розмістити рекламу в ЗМІ або зробити її зовнішньої. У цьому випадку реклама «висить і працює».
Чи вірний це підхід? Не зовсім, враховуючи той факт, що тематична виставка є відмінним плацдармом і комунікативним засобом, які об’єднали такі складові як реклама, маркетинг і PR.
Ми не говоримо вже про неотримання ряду вигідних замовлень і в подальшому втрати частки ринку.
Погодьтеся, відсутність вашого стенду на виставці, в якій беруть участь конкуренти, загрожує тим, що саме вони отримають ту роботу, яку могли б отримати ви.
Дійсно, виставка – це нехай і дорогий, але все ж унікальний інструмент, завдяки якому можна безпосередньо і на нейтральній території зустрінься зі своїми клієнтами і партнерами, побачити роботу конкурентів, укласти вигідні угоди, взяти безпосередню участь у формуванні та розвитку ринку … Перераховувати можна досить довго.
Однак виникає цілком природне запитання: як участь зробити максимально ефективною і при цьому зменшити трудовитрати, пов’язані з підготовкою до неї. Це все можливо на етапі передвиставкової підготовки. Правда, тільки в тому випадку, якщо підготовка якісна (і технологічна). Так, першою справою для підготовки участі у виставці достатньо всього лише розробити грамотний і послідовний план, який надалі буде також послідовно виконуватися.
План підготовки до виставки і дій: без дрібниць
Ключовими моментами, на яких будується план підготовки до виставки, є мета участі і бюджет. При їх визначенні можна скласти список всього необхідного.
При цьому правильно складений список на перший погляд може бути досить дивним: «зробити стенд – N тисяч», «не забути візитки – 50 грн.». Важливо пам’ятати, що на виставці дрібниць не буває, і навіть така дрібниця як забута серветка для протирання пилу може привести до прикрих неприємностей.
У той же час на початку списку бажано ставити створення виставкового стенду та передвиставкову рекламну кампанію в зв’язку з тим, що саме ці два пункти особливо затратні з фінансової та тимчасової точки зору.
Програма прістендових і околовиставочних заходів. Не зайвим буде подумати і про них, і не тільки подумати, але і втілити в життя. До подібних заходів можуть належати: презентації та конкурси, семінари, рекламні та PR-акції та ін. Загалом, все, що може привернути до вас увагу крім самого стенду (природно, в розумних межах).
Важливим чинником успіху на виставці, яким часто нехтують, є підготовка команди грамотних стендистов. Думаємо, не варто пояснювати, чому фахівець-представник вашої компанії на виставці краще, ніж просто красива дівчина, яка нічого не знає про вашу діяльність.
Не варто забувати і про те, що далеко не завжди виставки проходять в тих же містах, в яких знаходиться сам учасник. З цього випливає необхідність грамотно продуманої логістики: інакше в разі запізнення всі зусилля можуть бути марними. Не зайвим буде подумати і про страхування ризиків.
Практичні поради
Відразу відзначимо, що наведені нижче поради не є догмою, проте їх дотримання може значно полегшити процес підготовки до виставок. Більш того, як показує досвід, саме це багато експонентів забувають найчастіше.
При спілкуванні з організаторами виставки можна запросити крім загальних умов участі у виставці ще й додаткову інформацію. Зокрема, до неї можна віднести:
- «Сітку» забудови павільйону що вас цікавить, завдяки чому можна не тільки максимально ефективно продумати свій стенд, а й дізнатися про серйозність намірів участі у виставці ваших конкурентів і партнерів.
- Список виставкових заходів. До них відносяться круглі столи, семінари, презентації. Ви, як учасник виставки, маєте повне право на участь у даних заходах, що допоможе додатково заявити про себе.
При формуванні списку роздавальних рекламних матеріалів і сувенірів з корпоративною символікою важливо враховувати і той факт, що під час виставки ви можете зустріти відвідувачів з найрізноманітнішими мотивами та інтересами. При цьому, щоб врахувати всі нюанси, вкрай бажано дотримуватися наступного:
- Теоретично отримати комерційну пропозицію (прайс) в комплекті з вашою візиткою має право кожен відвідувач. У зв’язку з цим подібними роздатковими матеріалами варто запастися заздалегідь.
- Як відомо, час дорожче грошей. Особливо на виставці. Як показує досвід, на виставці можуть бути і нецільові відвідувачі, і для того, щоб не витрачати час в порожню, всім можна дарувати сувенір з корпоративною символікою, наприклад, кишеньковий календар з логотипом компанії.
- Папки з докладними матеріалами і рекламними буклетами. Момент досить важливий – подібні роздаткові матеріали призначені для VIP відвідувачів і потенційних партнерів (часто вони бувають «в одній особі»).
- Усі інформаційні матеріали повинні бути якісними як у плані дизайну і друку, так і з точки зору інформативності.
Розпочати підготовку до виставки необхідно завчасно. Оптимальним терміном, достатнім для нормальної підготовки, вважається строк не менше трьох місяців до відкриття.
За цей час можна вибрати краще місце, ретельно опрацювати дизайн стенду та роздаткових матеріалів, продумати рекламну кампанію (адже ваші партнери та клієнти повинні знати, що ви берете участь!).
Однак, на практиці подібне можливо не завжди, і часом рішення про участь приймається в кращому випадку за місяць до її початку. Що в цьому випадку необхідно зробити?
Перш за все, важливо зв’язатися з організаторами виставки та при подачі заявки на участь подати інформацію в каталог. Інакше ви ризикуєте або взагалі не потрапити в каталог (а це мінус до вашої реклами), або інформацію про вас розмістять на додаткових вкладишах, які, як правило, губляться.
Проект та дизайн виставкового стенду. Йому необхідно приділити особливу увагу. При цьому буде реалістами – за місяць практично неможливо розробити і зібрати повномасштабний ексклюзивний стенд. Тому ви змушені будете орендувати обладнану виставкову площу. Але й тут є можливість виділитися із загального ряду завдяки яскравим повнокольоровим плакатам і мобільним виставкових стендах.
У вас досить роздавальних рекламних матеріалів та фірмових сувенірів? Ні? Тоді починайте їх друкувати зараз, щоб не робити цього в останній момент: в іншому випадку можливі як серйозні націнки друкарень, так і неприємний брак через поспіх.
Список дрібниць. Хоча, як уже говорилося, на виставці дрібниць не буває: відсутність ножиць, степлера або «серветки для витирання пилу» може коштувати великих нервів. У досвідчених учасників виставок існує свій «чемоданчик стендиста», в якому міститься все необхідне і оптимальне.
І останнє, необхідно терміново починати предвиставочную рекламну кампанію! Про неї і її необхідності, а також інших важливих складових успішної участі у виставці, ми ще поговоримо в наступних статтях.
Валерія Гулевська