Участие в выставке — дело хлопотное. При этом далеко не каждая компания способна пойти на порой немалые затраты, связанные с организацией и участием. К сожалению, чаще всего это связано с нежеланием усложнять себе жизнь — ведь куда проще рекламу разместить в СМИ либо сделать ее наружной. В этом случае реклама «висит и работает».
Правильный ли это подход? Не совсем, учитывая тот факт, что тематическая выставка является отличным плацдармом и коммуникативным средством, которые объединили такие составляющие как реклама, маркетинг и PR.
Мы не говорим уже о неполучении ряда выгодных заказов и в последующем потере доли рынка.
Согласитесь, отсутствие вашего стенда на выставке, в которой принимают участие конкуренты, грозит тем, что именно они получат ту работу, которую могли бы получить вы.
Действительно, выставка — это пусть и дорогой, но все же уникальный инструмент, благодаря которому можно напрямую и на нейтральной территории встреться со своими клиентами и партнерами, увидеть работу конкурентов, заключить выгодные сделки, принять непосредственное участие в формировании и развитии рынка… Перечислять можно достаточно долго.
Однако возникает вполне естественный вопрос: как участие сделать максимально эффективным и при этом уменьшить трудозатраты, связанные с подготовкой к ней. Это все возможно на этапе предвыставочной подготовки. Правда, только в том случае, если подготовка качественная (и технологичная). Так, первым делом для подготовки участия в выставке достаточно всего лишь разработать грамотный и последовательный план, который в дальнейшем будет также последовательно выполняться.
План подготовки к выставке и действий: без мелочей
Ключевыми моментами, на которых строится план подготовки к выставке, являются цель участия и бюджет. При их определении можно составить список всего необходимого.
При этом правильно составленный список на первый взгляд может быть достаточно странным: «сделать стенд – N тысяч», «не забыть визитки – 50 грн.». Важно помнить, что на выставке мелочей не бывает, и даже такая мелочь как забытая салфетка для протирания пыли может привести к досадным неприятностям.
В то же время в начале списка желательно ставить создание выставочного стенда и предвыставочную рекламную кампанию в связи с тем, что именно эти два пункта особо затратны с финансовой и временной точки зрения.
Программа пристендовых и околовыставочных мероприятий. Не лишним будет подумать и о них, и не только подумать, но и воплотить в жизнь. К подобным мероприятиям могут относиться: презентации и конкурсы, семинары, рекламные и PR-акции и пр. В общем, все, что может привлечь к вам внимание помимо самого стенда (естественно, в разумных пределах).
Немаловажным фактором успеха на выставке, которым часто пренебрегают, является подготовка команды грамотных стендистов. Думаем, не стоит объяснять, почему специалист-представитель вашей компании на выставке лучше, чем просто красивая девушка, ничего не знающая о вашей деятельности.
Не стоит забывать и о том, что далеко не всегда выставки проходят в тех же городах, в которых находится сам участник. Из этого следует необходимость грамотно продуманной логистики: иначе в случае опоздания все усилия могут быть бесполезными. Не лишним будет подумать и о страховании рисков.
Практические советы
Сразу отметим, что приведенные ниже советы не являются догмой, однако их соблюдение может значительно облегчить процесс подготовки к выставкам. Более того, как показывает опыт, именно это многие экспоненты забывают чаще всего.
При общении с организаторами выставки можно запросить кроме общих условий участия в выставке еще и дополнительную информацию. В частности, к ней можно отнести:
- «Сетку» застройки интересующего вас павильона, благодаря чему можно не только максимально эффективно продумать свой стенд, но и узнать о серьезности намерений участия в выставке ваших конкурентов и партнеров.
- Список выставочных мероприятий. К ним относятся круглые столы, семинары, презентации. Вы, как участник выставки, имеете полное право на участие в данных мероприятиях, что поможет дополнительно заявить о себе.
При формировании списка раздаточных рекламных материалов и сувениров с корпоративной символикой важно учитывать и тот факт, что во время выставки вы можете встретить посетителей с самыми разными мотивами и интересами. При этом, чтобы учесть все нюансы, крайне желательно придерживаться следующего:
- Теоретически получить коммерческое предложение (прайс) в комплекте с вашей визиткой право имеет каждый посетитель. В связи с этим подобными раздаточными материалами стоит запастись заранее.
- Как известно, время дороже денег. Особенно на выставке. Как показывает опыт, на выставке могут быть и нецелевые посетители, и для того, чтобы не тратить время в пустую, всем можно дарить сувенир с корпоративной символикой, например, карманный календарь с логотипом компании.
- Папки с подробными материалами и рекламными буклетами. Момент достаточно важный – подобные раздаточные материалы предназначены для V.I.P. посетителей и потенциальных партнеров (часто они бывают «в одном лице»).
- Все информационные материалы должны быть качественными как в плане дизайна и печати, так и с точки зрения информативности.
Начать подготовку к выставке необходимо заблаговременно. Оптимальным сроком, достаточным для нормальной подготовки, считается срок не менее трех месяцев до открытия.
За это время можно выбрать лучшее место, тщательно проработать дизайн стенда и раздаточных материалов, продумать рекламную кампанию (ведь ваши партнеры и клиенты должны знать, что вы участвуете!).
Однако, на практике подобное возможно не всегда, и порой решение об участии принимается в лучшем случае за месяц до ее начала. Что в этом случае необходимо сделать?
Прежде всего, важно связаться с организаторами выставки и при подачи заявки на участие подать информацию в каталог. Иначе вы рискуете либо вообще не попасть в каталог (а это минус к вашей рекламе), либо информацию о вас разместят на дополнительных вкладышах, которые, как правило, теряются.
Проект и дизайн выставочного стенда. Ему необходимо уделить особое внимание. При этом будет реалистами – за месяц практически невозможно разработать и собрать полномасштабный эксклюзивный стенд. Поэтому вы вынуждены будете арендовать оборудованную выставочную площадь. Но и здесь есть возможность выделиться из общего ряда благодаря ярким полноцветным плакатам и мобильным выставочным стендам.
У вас достаточно раздаточных рекламных материалов и фирменных сувениров? Нет? Тогда начинайте их печатать сейчас, чтобы не делать этого в последний момент: в противном случае возможны как серьезные наценки типографий, так и неприятный брак из-за спешки.
Список мелочей. Хотя, как уже говорилось, на выставке мелочей не бывает: отсутствие ножниц, степлера либо «салфетки для вытирания пыли» может стоить больших нервов. У опытных участников выставок существует свой «чемоданчик стендиста», в котором содержится все необходимое и оптимальное.
И последнее, необходимо срочно начинать предвыставочную рекламную кампанию! О ней и ее необходимости, а также других важных составляющих успешного участия в выставке, мы еще поговорим в следующих статьях.
Валерия Гулевская
4-5 дней 
от 5 500 грн